如何写一封简短的电子邮件
近年来，我们的工作方式发生了巨大变化，但一个共同因素依然存在：电子邮件至今仍是许多人的主要沟通方式。在正式场合撰写一封出色的电子邮件可能具有挑战性。了解工作电子邮件通信的一些未明确的要求可以帮助您简洁有效地传达信息。几位专家的日常职责包括发送电子邮件。为了成功地与他人互动，您必须了解如何撰写简短而透明的电子邮件。如果准备电子邮件是工作的重要组成部分，那么了解如何创建简短、有影响力的电子邮件就很有价值。
写一封简短电子邮件的重要性
在许多正式情况下，发送简短的电子邮件是合适的。商务电子邮件的长度超出了传达细节所需的长度。撰写较短的电子邮件可以让您以读者可以理解的方式更快、更简洁地表达信息。它可以节省您和收件人准备和阅读电子邮件的时间，从而有更多时间完成其他工作活动。
撰写简短电子邮件的技巧
如果您正在向同事推销或发送消息，以下建议将指导您成为更成功的沟通者。按照以下说明开始撰写一封精彩的电子邮件，同时保持简短；
检查电子邮件是否是合适的媒介
我们都曾遇到过没完没了的电子邮件线程，其中包含大量来回的文本，这些文本似乎会连续消耗数天并耗尽您的工作精力。当电子邮件帖子达到这个长度时，通常是因为主题需要承认许多细节问题，或者有一些不确定性或混乱需要解决。如果电子邮件对话变得过于广泛且令人不安，请拨打电话。您可能会在几分钟内解决问题并进行讨论。如果一封电子邮件有多个段落，并要求不同级别的回复，则可能有必要安排一次会议，以便您可以立即解决问题，而不是通过冗长而复杂的文章。如果您知道同事在线并希望快速回复非紧急问题，那么 Slack 或聊天可能是理想的选择。仅当您确定其他替代方案都不是最佳沟通方式时，才提交您的电子邮件。
慢慢来
电子邮件有时过长，因为人们没有给予太多考虑。讽刺的是，一封明确、简短的电子邮件可能比一封冗长的电子邮件需要更长的时间来撰写。然而，提前花 10-15 分钟来确认您的消息是否紧凑并且提案或请求是显而易见的，这将为您节省更多时间，并增加收到快速有效回复的可能性。如果您在适应此方法时遇到问题，只需像往常一样输入您的电子邮件，然后花一点时间精简到主要消息，并尽可能使用简短的上下文来传达要点。
创建主题行
创建主题行是准备电子邮件的第一步。主题行用几句话概述了电子邮件的要点。在打开电子邮件之前，请确保收件人了解其目的。描述收件人偏好的标题将增加您的电子邮件被点击的可能性。制作一封电子邮件还意味着您了解为什么要发送电子邮件。
保持在 5-7 句话以内
电子邮件的正文可以分为这些部分，每个部分不得超过 1-2 个句子。
- 介绍。如有必要，请简要描述您自己以及电子邮件的总主题。
- 之所以写。您正在询问特定产品吗？您是否正在提交论文以获取反馈？
- 语境。您可以在此处添加任何必要的背景/情况。
- 关闭。这里只需要一个摘要即可。
如果超过 5-7 个陈述，则应该有一个有效的解释，通常是行动计划或某件事的概述，在许多情况下可以是电子邮件附件。如果必须很长，请在开头段落中记下。 “这封电子邮件很长，但都是必要且必需的。
明确强调所需的问题或回答
问题含糊的电子邮件会给收件人带来压力，要求他们弄清楚应该得到什么样的回复；最糟糕的是那些说“我们很乐意一起工作”的人。有什么建议吗？”提出引起特定反应的询问——最好是“是”或“否”。 “您有兴趣通过支持这项营销活动来进行合作吗？” “现在适合召开电话会议吗？”
将自己限制为每封电子邮件一个问题
在一封电子邮件中提出各种问题却只收到一个答案，很少有事情会让任何人感到沮丧。记录人们屏幕上闪过的所有文本是很困难的。你有三个选择；
- 每封电子邮件提交一个请求，即使它表明向同一个人提交多个请求。
- 通过电子邮件发送大量问题，但要对它们进行编号，并包含粗体内容，例如“请分享对所有问题的评论和评论”。
- 相反，拨打电话并获得及时答复。
简短的电子邮件示例
嗨伊丽莎白，
感谢您组织今天的小组会议。正如我们之前谈到的，我想了解更多细节。您能在下午之前将产品营销文件转发给我吗？
真挚地，
莫雷纳
撰写简短电子邮件的提示
这里有一些提示可以帮助您撰写简短而有效的电子邮件；
- 使用简单的语言。电子邮件的语言应尽可能切中要点。您可以通过消除多余的表达方式和填充词（例如“that”）来实现这一点。为了使您的电子邮件更加明显和更具互动性，请尝试使用主动语态而不是被动语态。
- 重写并压缩您的电子邮件。检查您的电子邮件并识别任何可以缩短的句子也是一个好主意。它可以帮助您缩短电子邮件。避免使用重复的语言——避免多次说同一件事。
- 使用校对工具。您可以使用在线校对软件（可以是软件应用程序或浏览器扩展程序）来加快拼写检查过程。自动校对软件可以轻松确定您的写作中需要澄清的方面。它可以帮助您将电子邮件压缩为较小的格式。
- 减少您提出的一系列问题。撰写简短电子邮件的另一个建议是限制单封电子邮件中的问题范围。它可以让您强调您的电子邮件，并使您的收件人更容易确认您的请求。如有必要，您可以向同一个人提交多封电子邮件。
- 利用要点。利用要点让收件人变得简单、容易。项目符号可以让您管理电子邮件并使其易于阅读。您不必在要点之后使用完整的陈述，它可以使您的电子邮件保持简短。例如，如果您请求多个系统上的进度更新，您可以在要点中提及每个系统，以使您的报告简洁。